Box Redaksi Media Suara Rakyat Indonesia

MSRI, JAWA TIMUR - Sahabatku, Pernahkah kita melihat sebuah gagasan yang sebenarnya sangat bagus, dibicarakan dengan penuh semangat, dibahas dalam rapat berkali-kali, dikoordinasikan panjang lebar, bahkan mendapat persetujuan banyak orang tetapi pada akhirnya tidak pernah benar-benar menjadi kenyataan?

Fenomena seperti ini sangat umum, terutama dalam kegiatan semi-sosial.

Niatnya baik.

Orangnya ada.

Idenya bagus.

Rapatnya berjalan.

Koordinasinya panjang.

Tetapi ketika memasuki tahap pelaksanaan, semuanya mulai melambat. Pekerjaan terseok-seok, saling menunggu, tanggung jawab menjadi kabur, sampai akhirnya program berhenti tanpa hasil yang jelas.

Menurut saya, persoalan utamanya sering kali bukan karena kekurangan ide, melainkan kegagalan mengubah ide menjadi eksekusi.

Ada beberapa penyebab yang perlu kita pahami.

1. Terlalu Banyak Bicara, Terlalu Sedikit Memulai

Rapat, diskusi, brainstorming, dan koordinasi sering terasa seperti sebuah kemajuan.

Padahal, pembicaraan belum tentu menghasilkan pergerakan.

Solusinya: setiap rapat harus menghasilkan keputusan konkret: siapa melakukan apa, kapan dilakukan, dan hasil apa yang harus terlihat.

Kalau setelah rapat semua orang pulang hanya membawa catatan, tetapi tidak membawa tanggung jawab, maka rapat itu belum menghasilkan eksekusi.

2. Tidak Ada Satu Orang yang Benar-Benar Bertanggung Jawab

Semua merasa ikut memiliki, tetapi tidak ada yang merasa benar-benar bertanggung jawab.

Akhirnya muncul kalimat klasik:

"Saya kira sudah ditangani yang lain."

Solusinya: setiap program harus memiliki PIC tunggal.

Banyak orang boleh membantu, tetapi harus ada satu orang yang jelas bertanggung jawab memastikan pekerjaan bergerak sampai selesai.

3. Semua Orang Setuju, Tetapi Tidak Semua Berkomitmen

Mengatakan "setuju" dalam sebuah rapat adalah hal yang mudah.

Tetapi menyediakan waktu, tenaga, pikiran, bahkan biaya, adalah persoalan yang berbeda.

Karena itu, jangan samakan persetujuan, dukungan, dan komitmen.

Orang yang setuju belum tentu bersedia bekerja.

Orang yang mendukung belum tentu siap mengambil tanggung jawab.

Solusinya: pastikan siapa yang benar-benar berkomitmen dan dalam bentuk apa komitmen tersebut.

4. Program Terlalu Besar Sejak Awal

Kadang sebuah gagasan dibuat terlalu sempurna.

Harus ada banyak orang, dana besar, fasilitas lengkap, konsep matang, dan berbagai persyaratan lainnya.

Akibatnya, program tidak pernah benar-benar dimulai.

Solusinya: mulai dari yang kecil.

Buat pilot project. Uji. Ukur hasilnya. Perbaiki kekurangannya. Setelah berhasil, baru dikembangkan.

Jangan menunggu sempurna untuk bergerak.

5. Mengandalkan Orang yang Sebenarnya Sangat Sibuk

Kegiatan semi-sosial sering bergantung pada relawan.

Mereka memiliki pekerjaan, keluarga, aktivitas, dan kepentingan utama masing-masing.

Karena itu, jangan membuat pembagian tugas berdasarkan asumsi bahwa seseorang "pasti mau membantu."

Solusinya: buat tugas yang sederhana, jelas, realistis, dan sesuai kemampuan serta waktu yang dimiliki.

6. Tidak Ada Deadline yang Mengikat

Kalimat seperti:

"Secepatnya."

"Nanti kita koordinasikan."

"Kalau sudah siap kita mulai."

sering kali justru menjadi pintu masuk pekerjaan yang tidak pernah selesai.

Solusinya: setiap pekerjaan harus memiliki tanggal mulai dan tanggal selesai.

Tanpa batas waktu, sebuah rencana mudah berubah menjadi sekadar wacana.

7. Sumber Daya Tidak Pernah Dibicarakan dengan Jelas

Ide boleh bagus.

Tetapi siapa yang bekerja?

Siapa yang menyediakan dana?

Siapa yang menyediakan tempat?

Siapa yang menyiapkan peralatan?

Siapa yang memiliki data?

Siapa yang memiliki jaringan?

Solusinya: sebelum bergerak, buat peta sederhana:

ORANG – UANG – WAKTU – FASILITAS – DATA – JARINGAN.

Kalau salah satu unsur penting belum tersedia, jangan ditutupi dengan optimisme kosong. Cari solusinya sejak awal.

8. Takut Mengambil Risiko dan Takut Gagal

Ada orang yang lebih nyaman membicarakan sebuah program daripada mengambil risiko untuk benar-benar menjalankannya.

Sebab, selama masih menjadi rencana, tidak ada yang bisa mengatakan gagal.

Tetapi ketika dijalankan, hasilnya bisa dinilai.

Solusinya: ubah prinsip dari:

"Jangan sampai gagal."

menjadi:

"Mulai kecil, ukur, perbaiki, lalu lanjutkan."

Kegagalan dalam skala kecil bisa menjadi pelajaran. Tetapi rencana yang tidak pernah dijalankan tidak pernah menghasilkan pengalaman apa pun.

9. Terlalu Banyak Kepentingan dan Terlalu Banyak Orang yang Harus Disenangkan

Dalam kegiatan semi-sosial, semua orang tentu ingin didengar.

Itu baik.

Tetapi kalau setiap keputusan harus menunggu semua orang sepakat, maka organisasi akan berjalan sangat lambat.

Solusinya: dengarkan banyak pihak, tetapi mekanisme pengambilan keputusan harus jelas.

Musyawarah bukan berarti tidak boleh mengambil keputusan.

10. Pelaksana Tidak Merasakan Manfaat dari Keterlibatannya

Ini persoalan yang sering luput.

Penerima manfaat memperoleh manfaat dari kegiatan. Tetapi pelaksana mungkin harus mengorbankan waktu, tenaga, pikiran, bahkan biaya.

Karena itu, jangan hanya meminta pengorbanan.

Bangun pula penghargaan nonmaterial:

apresiasi, pengakuan, kesempatan belajar, pengalaman, jaringan, dan rasa memiliki.

Manusia tidak selalu bekerja karena uang.

Tetapi manusia juga membutuhkan penghargaan bahwa kontribusinya dihargai.

11. Semangat Besar di Awal, Tetapi Tidak Ada Sistem Menjaga Konsistensi

Banyak program dimulai dengan energi luar biasa.

Semua bersemangat.

Semua aktif.

Namun beberapa minggu kemudian, energi mulai turun.

Mengapa?

Karena program terlalu bergantung pada semangat, bukan sistem.

Solusinya: bangun jadwal, pembagian tugas, monitoring, laporan perkembangan, dan evaluasi rutin.

Semangat bisa naik turun.

Sistem harus tetap berjalan.

12. Tidak Ada Tekanan untuk Menyelesaikan

Dalam pekerjaan formal terdapat atasan, target, gaji, penilaian, dan konsekuensi.

Dalam kegiatan semi-sosial, banyak hal bergantung pada kesadaran pribadi.

Karena itu diperlukan komitmen bersama dan konsekuensi yang sehat.

Misalnya laporan progres mingguan, evaluasi terbuka, atau pergantian PIC apabila tugas tidak berjalan.

Bukan untuk menghukum.

Tetapi untuk memastikan bahwa tanggung jawab tidak berhenti menjadi nama di atas kertas.

RUMUS SEDERHANA

Menurut saya, program semi-sosial akan jauh lebih mudah bergerak apabila menggunakan alur sederhana:

IDE → KEPUTUSAN → PIC → TARGET → DEADLINE → AKSI → MONITORING → EVALUASI

Jangan sampai alurnya berubah menjadi:

IDE → RAPAT → RAPAT → KOORDINASI → RAPAT LAGI → MENUNGGU → LUPA.

Di sinilah letak persoalannya.

Yang harus dipotong bukan pembicaraannya, tetapi jarak antara keputusan dan tindakan.

Rapat tetap penting.

Koordinasi tetap diperlukan.

Musyawarah tetap harus dihormati.

Tetapi semuanya harus bermuara pada aksi nyata.

JANGAN MENCARI BANYAK ORANG UNTUK MEMULAI

Dalam kegiatan semi-sosial, kita sering berpikir bahwa sebuah program baru bisa berjalan kalau banyak orang terlibat.

Belum tentu.

Kadang kita tidak membutuhkan 20 orang untuk memulai.

Kita hanya membutuhkan 2–3 orang yang benar-benar mau bekerja.

Dari dua atau tiga orang itu lahir pekerjaan.

Dari pekerjaan lahir hasil.

Dari hasil lahir kepercayaan.

Dan dari kepercayaan, orang lain akan lebih mudah ikut bergerak.

Karena itu, jangan terlalu sibuk menghitung berapa banyak orang yang mengatakan "siap."

Lihatlah siapa yang benar-benar mulai bekerja.

Sebab dalam sebuah organisasi, jumlah orang yang hadir dalam rapat tidak selalu sama dengan jumlah orang yang hadir dalam pekerjaan.

PADA AKHIRNYA, IDE MEMBUTUHKAN TANGGUNG JAWAB

Sebuah ide tidak akan menjadi kenyataan hanya karena ide itu bagus.

Ide membutuhkan keputusan.

Keputusan membutuhkan orang yang bertanggung jawab.

Tanggung jawab membutuhkan tindakan.

Dan tindakan membutuhkan konsistensi.

Maka prinsip sederhananya adalah:

Program tidak bergerak karena banyak orang setuju. Program bergerak ketika ada orang yang merasa bertanggung jawab untuk memulainya.

Jangan takut memulai dari kecil.

Jangan menunggu semua orang siap.

Jangan menunggu semuanya sempurna.

Mulailah dengan apa yang ada, dengan orang yang siap bekerja, dengan target yang jelas, dan dengan batas waktu yang nyata.

Sebab pada akhirnya:

Satu langkah nyata jauh lebih berarti daripada seribu rencana yang hanya berhenti dalam pembicaraan.

Dan mungkin inilah pelajaran terpentingnya:

Ide yang bagus tanpa eksekusi hanya akan menjadi wacana.

Ide sederhana yang dijalankan dengan sungguh-sungguh bisa menjadi perubahan.

Oleh: Soejitno Irmim

Semoga menjadi inspirasi.

MSRI - Perspektif Akurat Terpercaya

Baca Juga

dibaca